Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Obsah a účel dokumentu
V tomto dokumentu jsou obsaženy informace týkající se ochrany osobních údajů poskytnutých návštěvníky webových stránek www.martinapolakova.cz, mými klienty a zájemci o moje služby a produkty.
Účelem tohoto dokumentu je seznámit vás (subjekty údajů) s vašimi právy a poskytnout srozumitelné informace o tom, jak bude s osobními údaji nakládáno.
Vážím si Vaší důvěry, se kterou mi své osobní údaje poskytujete, a proto postupuji při zpracování osobních údajů nejen podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ale nakládání s osobními údaji přizpůsobuji i Nařízení (EU) 2016/679, tj. obecnému nařízení o ochraně osobních údajů, které vstoupilo v účinnost 25.5.2018 a je všeobecně známé pod zkratkou GDPR.
Obsah, který na vás v tomto dokumentu čeká:

Obsah a účel dokumentu
II. Správce osobních údajů – kdo jsem a jak mě můžete kontaktovat?
III. Jaké osobní údaje zpracovávám a jak je získávám?
IV. K jakým účelům osobní údaje zpracovávám, po jakou dobu a co mě k tomu opravňuje?
V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám
VI. Informace o vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů
VII. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv
__________________________________________________________________________
Správce osobních údajů – kdo jsem a jak mě můžete kontaktovat?

Ing. Martina Poláková

Kytlice 91, Kytlice

407 45

Tel.: 737284689

www.martinapolakova.cz

martina@martinapolakova.cz

III. Jaké osobní údaje zpracovávám a jak je získávám?
Zpracovávám údaje, které mi sami poskytnete. V konkrétních případech může jít zejména o poskytnutí údajů vyplněním některého z formulářů na webových stránkách pro zakoupení produktu, uvedením údajů do zřízeného uživatelského účtu, nebo členské sekce v mém webu nebo v rezervačním systému. Poskytnutí údajů při přípravě smluv a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv (tj. v souvislosti s dodáním zboží, poskytnutím služeb), při osobním kontaktu, telefonicky, písemně, mailem nebo jinými komunikačními prostředky (sms zprávy, zprávy v aplikacích typu Skype, FB messenger, Whatsapp).
Pokud pro zpracování některých osobních údajů pro konkrétní účely zpracování musím mít váš souhlas, pak takové údaje k danému účelu zpracovávám jen s vaším souhlasem.
Údaje mi poskytujete zásadně dobrovolně, jen v některých případech bych vám bez poskytnutí údajů nebyla schopna dodat objednané zboží (např. pokud jej mám zasílat na konkrétní adresu a tu byste neuvedli) anebo poskytnout službu (např. pro poradenství jsou určité vstupní údaje nezbytné), na to vás vždy předem upozorním. Povinně mi údaje poskytujete pouze v případech, kdy tak přímo ukládá zákon.

Osobní údaje mohou spadat do kategorie „běžných osobních údajů“ anebo může jít o zvláštní kategorie údajů, tj. citlivé údaje, kdy pro jejich zpracování právní předpisy stanoví přísnější podmínky.

Běžné osobní údaje, které zpracovávám:

Jméno, příjmení, titul, adresa, IČ, DIČ (pokud nakupujete jako podnikatel), telefonní číslo, e-mail, informace o objednaném zboží a službách, informace o tom, jaké zboží jste si ode mě koupili, informace o tom, jaké služby jsem vám poskytla.

Fotografie a videozáznamy: na některých mých živých lekcích, seminářích nebo pobytech pořizuji fotografickou dokumentaci či video záznam. Fotografie používám v propagačních materiálech, především na webu. U těchto materiálů nikdy nenajdete jména účastníků, jedině pokud by se jednalo o referenci a to na základě souhlasu. Pokud byste na záznamech nechtěli být, dejte mi vědět na mé kontaktní údaje před pořádáním živé akce.

Zvláštní kategorie osobních údajů („citlivé“ osobní údaje), které zpracovávám:
Na mých živých lekcích jógy/seminářích/akcích moji klienti většinou sami sdílí a sdělují některé údaje o svém zdravotním stavu (fyzickém i psychickém). Tyto údaje dále nijak nearchivuji, a zpracovávám je pouze pro aktuální modifikaci sekvence nebo pozice v dané chvíli, na konkrétní akci a pro zodpovězení případných dotazů a vysvětlení pro ně i ostatní účastníky.

K jakým účelům osobní údaje zpracovávám, po jakou dobu a co mě k tomu opravňuje?

Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností
Abych s vámi mohla uzavřít smlouvu a dodat vám vámi objednané zboží/produkty nebo poskytnout služby a vést i s tím související komunikaci s vámi, zpracovávám tyto běžné osobní údaje:
Jméno, příjmení, titul, adresa, IČ, DIČ (pokud objednáváte jako podnikatel), telefonní číslo, e-mail, informace o objednaných a koupených produktech a službách, a informace sdělené účastníky živých lekcí/akcí v jejich průběhu nebo účastníky on-line lekcí, a programů v členských sekcích.
Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání těchto údajů je přímo plnění smluvních povinností ze smlouvy uzavřené mezi námi. Takovou povinností může být dodání zboží, zaslání konkrétních pokynů před konáním semináře apod. Přitom nemusí jít vyloženě o smlouvu uzavřenou v klasické tištěné podobě, vlastnoručně podepsané. Může jít např. i o smlouvu uzavřenou ústně, po telefonu nebo vyplněním a odesláním objednávkového formuláře na webových stránkách a mým potvrzením takové objednávky.

Ke stejnému účelu zpracovávám i tyto zvláštní kategorie osobních údajů: údaje o zdravotním stavu, které sami sdílí účastníci na živé akci nebo v on-line programu (členské sekci). Jak již bylo uvedeno výše, tyto údaje zpracovávám jen v rámci poskytování služeb – k zodpovězení dotazů nebo poskytnutí dalších vysvětlení. Právním titulem zde je zjevné zveřejnění samotným subjektem údajů. Pokud mi zdravotní údaje pošlete e-mailem nebo jiným komunikačním prostředkem a přejete si zodpovězení svého dotazu/konzultaci nebo zodpovězení dotazu na lekci jógy nebo jógovém semináři, potřebuji od vás souhlas k takovému zpracování.

Osobní údaje k účelu uzavření a plnění smlouvy zpracovávám po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak se dočtete v následujících částech tohoto dokumentu.

Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů
Abych dostála povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví, daňového práva a archivnictví, zpracovávám tyto údaje: jméno, příjmení, adresu, IČ, DIČ a údaje o zakoupeném produktu/službě (tj. údaje uvedené na fakturách).
Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají.

Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů našich nebo třetí osoby
Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto vás informuji o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracovávám:

Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání mých práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracovávám osobní údaje po dobu 4 let po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusím dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.
Oprávněným zájmem je dále přímý marketing. Pro zasílání obchodních sdělení budu zpracovávat tyto osobní údaje mých klientů: jméno, příjmení, e-mail. Zasílání obchodních sdělení na váš e-mail můžete vždy jednoduchým způsobem ukončit kliknutím na odkaz v mailu uvedený. Pokud bych pro zaslání mojí nabídky nebo informací o novinkách používala klasickou tištěnou formu nebo telefonní hovor nebo některou z komunikačních aplikací typu messenger, whatsapp, i zde budu respektovat, pokud mi dáte vědět, že si další kontakt nepřejete.
Abych vám mohla nabízet produkty a služby na míru a zasílat vám jen takové nabídky a informace, které vás nebudou zbytečně zahlcovat a budou pro vás naopak přínosné, mám svoji databázi kontaktů a osobních údajů členěnou do více seznamů. Pokud si například přejete zasílání informací o mých novinkách, automaticky se váš e-mailový kontakt zařadí do databáze „zasílání novinek“. Stejně tak, když mi pošlete objednávku z webu, zařadí se váš kontakt do seznamu typu „objednáno“ a po zaplacení do seznamu „zaplaceno“ a v takovém okamžiku vám systém i automaticky odešle objednaný elektronický produkt (nebo je to pokyn pro expedici zboží atd.). Část tohoto automatizovaného zpracování tak slouží přímo pro splnění mých smluvních povinností, část je použita pro běžný marketing (tedy spadá do kategorie oprávněného zájmu). Pokud by toto „třídění“ údajů bylo prováděno ve velkém rozsahu, hodně „specializovaně“, pak už bych jej mohla provádět pouze na základě vašeho souhlasu (a ten můžete pak kdykoli odvolat, jak je popsáno v další části tohoto dokumentu).

Zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu
Pokud mi udělíte svůj souhlas, budu zpracovávat vaše osobní údaje k zasílání nabídky mých služeb/produktů, případně souhlas s použitím reference, s použitím fotografií nebo videozáznamů pro marketingové účely. Váš souhlas budu k tomuto zpracování potřebovat v případě, že nejste mým klientem. Pokud mi mimo to udělíte i další souhlas, budu zpracovávat vaše osobní údaje i k zasílání nabídky služeb/produktů mých obchodních partnerů. Před tím, než mi váš souhlas udělíte, budu vás informovat o tom, jakých údajů a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu (viz pod písmeny A až C výše), budu pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.

Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám
Se zajištěním některých mých smluvních nebo zákonných povinností mi pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o spolupracující účetní, rezervační systém, fakturační systém, poskytovatele webového rozhraní, a softwarový účetní systém. Se zpracovateli mám uzavřené písemné smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů, aby vaše údaje zůstaly v bezpečí.

Aktuální seznam zpracovatelů a poskytovatelů následujících platforem:
Mailerlite (aplikace pro komunikaci, web a fakturaci), Google Analytics, WordPress, Elementor,Zoom.us, Simpleshop.

Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud mi takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).

Je možné, že se v budoucnu rozhodnu využít další aplikace či zpracovatele, pro usnadnění a zkvalitnění zpracování a v takovém případě budu při výběru na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.

Data zpracovávám výhradně v Evropské unii nebo v zemích, které zajišťují odpovídající úroveň ochrany na základě rozhodnutí Evropské komise.

Informace o dalších vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů
Právo na přístup k osobním údajům
Jde o právo na potvrzení, zda zpracovávám vaše osobní údaje a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.
B. Právo na opravu osobních údajů
Jde o právo na to, abych bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení (ve kterém uvedete údaje úplné).
C. Právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“)
V případech stanovených zákonem nebo GDPR máte právo požadovat, abych bez zbytečného odkladu vymazala vaše osobní údaje (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede).
D. Právo na omezení zpracování
V případech stanovených v čl. 18 GDPR máte právo požadovat, abych omezili zpracování vašich osobních údajů.
E. Právo na přenositelnost údajů
Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, máte právo požadovat přímo předání jinému správci.
F. Právo vznést námitku
V případech, kdy osobní údaje zpracovávám pro účely oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebudu údaje zpracovávat, pokud můj oprávněný zájem nebude převažovat nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování pro účely přímého marketingu.
G. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Pokud se domníváte, že dochází k porušování vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů naleznete přímo na stránkách úřadu www.uoou.cz

VII. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv
V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů u mě, můžete mě kontaktovat na e-mailu martina@martinapolakova.cz. Zprávou na tento mail nebo zasláním písemného požadavku na moji adresu uvedenou v úvodní části tohoto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva, o kterých píši v článku VI. Jen si dovoluji upozornit, že pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn opravdu přímo vámi, vás mohu poté ještě kontaktovat a totožnost a požadavek si přiměřeným způsobem ověřit. Totéž platí i pro případnou telefonickou a obdobnou komunikaci.

Aktuální znění tohoto dokumentu naleznete v patičce na stránkách www.martinapolakova.cz

Toto znění je účinné od 1.5.2021